Encuesta con carga de archivos: procedimientos, ejemplos y sugerencias
En algunos casos, podrías requerir que las personas que responden tu encuesta o llenan tu formulario carguen información adicional. Haz esto sin complicaciones con las estrategias que explicamos en este artículo.
Las encuestas y los formularios te ayudan a recopilar retroalimentación e información importante.
Sin embargo, a veces es necesario llevar tus interacciones al siguiente nivel y habilitar la carga de archivos. Este enfoque permite a tus encuestados proporcionar información y percepciones aún más valiosas. Con SurveyMonkey, puedes recopilar fácilmente varios tipos de documentos.
En este artículo, aprenderás a crear una encuesta con una opción para cargar archivos usando SurveyMonkey.
Cómo crear una encuesta con carga de archivos
¿SurveyMonkey permite cargar archivos? Sí, y puedes hacerlo siguiendo estos pasos:
- Selecciona Cargar archivo en la sección Crear de tu encuesta.
- Redacta el texto de tu pregunta (por ejemplo, “Carga un archivo de imagen del recibo”).
- Selecciona o restringe los tipos de archivo admitidos (por ejemplo, PDF, JPG). Ten en cuenta que es posible cargar varios tipos de archivos, pero el límite del tamaño es de 16 megabytes.
- Escribe un mensaje de validación (por ejemplo, “No se admite este tipo de archivo”).
- Ajusta la configuración en la pestaña Opciones.
- Haz clic en Guardar.
¿Qué es una encuesta con carga de archivos?
Con las preguntas correctas, tu encuesta puede generar información valiosa y hallazgos de investigación. Pero, a veces, es necesario capturar más información de la que brinda una escala Likert o una respuesta cualitativa. Un campo de carga de archivos puede resultar útil en distintos escenarios.
Por ejemplo, podrías usar la carga de archivos para:
- una imagen JPG donde se muestre un problema que un cliente está reportando a tu marca;
- un PDF de un portafolio de diseño o de la presentación de ventas de un proveedor;
- un DOC del currículum de una persona que se está postulando para un trabajo en tu equipo;
- una captura de pantalla en PNG con el mensaje de error que alguien ve en su pantalla;
- un GIF cuando buscas fomentar respuestas creativas a las preguntas de tu encuesta.
¿En qué casos conviene cargar archivos en las encuestas?
Las preguntas de encuesta con carga de archivos te permiten recopilar de otra manera la información que no está disponible a través de las preguntas de opción múltiple o las respuestas a preguntas abiertas. También te ahorran la necesidad de tener que dar seguimiento por separado, ya sea por correo electrónico o por teléfono.
Al utilizar la opción de carga de archivos, puedes recopilar respuestas y documentos desde un mismo lugar, lo cual te ayuda a mantenerte organizado. No es necesario monitorear las respuestas de la encuesta ni la bandeja de entrada de tu correo electrónico (o, peor aún, del correo postal) para tener un panorama completo de las respuestas de una persona.
Desde agilizar las solicitudes en línea hasta brindar un excelente servicio al cliente, te mostramos algunas formas en que las personas usan las encuestas y formularios para recopilar o cargar archivos.
Solicitudes de empleo o membresía
Las encuestas y formularios en línea simplifican el proceso de solicitud de un trabajo o membresía. Pero si el solicitante no se presenta en persona, puede que necesites pedir documentación de respaldo.
Considera estos ejemplos:
- Con una plantilla de formulario de solicitud de empleo, puedes invitar a las personas a compartir archivos de Word, PDF u hojas de cálculo para tener un contexto más amplio.
- Con una encuesta de solicitud de empleo puedes pedir a los candidatos que carguen muestras de su trabajo. Por ejemplo, un diseñador podría cargar un archivo PNG de un logotipo o un PDF de un anuncio publicitario.
- Algunos gimnasios pueden necesitar validar el nivel de ingresos de una persona para determinar la cuota de la membresía. Pide a las personas que proporcionen un recibo de nómina o una declaración de impuestos con una pregunta de carga de archivos para su verificación.
Atención al cliente
Contar con un servicio al cliente eficiente es esencial para el éxito de la marca. Con los formularios para solicitudes, que permiten a las personas cargar imágenes, tu equipo puede ver impresiones de pantalla para tener un panorama más claro, lo cual agiliza las respuestas y mejora la satisfacción de los clientes.
Otros ejemplos:
- Permitir a los clientes cargar recibos u otros comprobantes de compra para personalizar la atención de sus problemas o recompensar su lealtad con reembolsos, puntos u otros programas de lealtad de clientes.
- Recopilar opiniones sobre un evento con una combinación de preguntas de encuesta, que incluyan campos para invitar a las personas a compartir sus fotos del evento (que luego podrías usar en tus iniciativas de marketing como contenido generado por el usuario).
- Fomentar que los clientes dejen comentarios sobre el servicio al cliente con una opción para cargar capturas de pantalla de la conversación de chat.
Gestión de empleados y Recursos Humanos
El área de Recursos Humanos dedica gran parte de su trabajo a verificar la elegibilidad de los candidatos para trabajar y confirmar las horas que cada empleado ha trabajado. También podrían usar encuestas y formularios para comunicarse con los empleados.
Algunos usos comunes de las preguntas de encuesta con carga de archivos incluyen:
- Solicitar retroalimentación de los empleados con preguntas abiertas que las personas puedan responder con sus propios documentos.
- Pedir cartas de presentación, currículums y cualquier material de apoyo a través de un único formulario o encuesta para agilizar el proceso para solicitar empleo.
- Recopilar documentación para verificar la elegibilidad laboral y la situación fiscal.
- Enviar formularios de empleo para simplificar la incorporación de un nuevo empleado.
- Hacer que los gerentes llenen y carguen una hoja de datos uniforme para impulsar la estandarización del pago de nómina.
Tareas y otros trabajos escolares
Gracias al aprendizaje en línea, los estudiantes y sus profesores están más familiarizados con las encuestas y los formularios. Es más difícil que un perro se coma tu tarea si la cargas directamente desde tu dispositivo.
En las escuelas, se pueden utilizar las opciones de carga de archivos de diversas maneras, entre ellas:
- Recopilar tareas, ensayos y trabajos de cualquier nivel educativo.
- Pedir a los estudiantes de una clase a distancia que envíen fotos de sí mismos para que el docente los identifique.
- Agilizar el proceso de admisión a una universidad y solicitar documentos de respaldo de un estudiante potencial (por ejemplo, expedientes académicos, cartas de recomendación).
Admisión de pacientes y gestión de registros médicos
Las instituciones de salud también se están digitalizando. Las encuestas y formularios en línea pueden acelerar la admisión, simplificar el seguimiento de los pacientes y respaldar el cumplimiento normativo.
En particular, los consultorios médicos podrían utilizar preguntas con carga de archivos para:
- Pedir a los pacientes que carguen registros médicos o imágenes existentes en formularios de registro.
- Recopilar información del seguro médico a través de imágenes de la credencial de salud al cargarla directamente en el formulario de admisión.
- Hacer que las personas firmen y carguen formularios de privacidad y cumplimiento con la HIPAA.
Ejemplos de preguntas con carga de archivos
Después de explorar una variedad de opciones de preguntas con carga de archivos, veamos algunos ejemplos más específicos:
- Carga una foto tuya.
- Proporciona un documento en PDF de tu currículum más reciente.
- Necesitamos verificar tu nivel de ingresos para determinar tu cuota de membresía. Adjunta una copia de tu recibo de nómina o formulario W2.
- Queremos ayudarte. Comparte una captura de pantalla de lo que estás viendo en tu dispositivo para que podamos comprender mejor el problema.
- ¡Último paso! Envíanos tu dibujo de la pirámide alimenticia.
- Queremos brindarte la mejor segunda opinión posible. Proporciona cualquier documentación relacionada con tu lesión.
- Queremos ver cómo luces tu bufanda Zafira. Sube una foto.
- ¿Crees que puedes hacerlo mejor? Carga una versión revisada para que la evaluemos.
- Queremos que empieces de la mejor manera posible. Carga la página de tu pasaporte donde aparece tu foto o una licencia de conducir vigente.
¿Por qué conviene utilizar SurveyMonkey en lugar de la opción de carga de archivos de Google Forms?
Google Forms permite cargar archivos, pero en comparación con SurveyMonkey, descubrirás varias razones por las que este último resulta más eficiente. Los creadores de encuestas pueden aprovechar las funciones inteligentes de SurveyMonkey para recopilar respuestas de alta calidad.
- Recopila varios archivos mediante una pregunta de carga sin que los encuestados tengan que iniciar sesión en sus cuentas.
- Diseña encuestas más inteligentes con las funciones de ramificación de preguntas y lógica detallada.
- Aprovecha las más de 400 plantillas de encuestas y formularios de SurveyMonkey en comparación con las 17 plantillas que ofrece Google Forms.
- Utiliza las plantillas de encuestas diseñadas por expertos y el banco de preguntas, con 25 tipos de preguntas en comparación con los 11 de Google Forms, para acelerar el proceso de elaboración de encuestas y obtener percepciones más detalladas.
- Usa herramientas de análisis avanzadas para examinar resultados en tiempo real, generar nubes de palabras y gráficas, y obtener percepciones sobre las opiniones de los encuestados.
- Mejora la colaboración y actúa más rápido según los datos obtenidos con las más de 200 integraciones de SurveyMonkey.
- Continúa ampliando tus conocimientos sobre las encuestas con seminarios web, como los de diseño de planes de análisis de datos para obtener mejores resultados.
Puede que te preguntes: “¿Se puede agregar un enlace a un documento en SurveyMonkey?” Sí, es posible agregar un hipervínculo para proporcionar contexto.
El uso de preguntas de encuesta con carga de archivos puede respaldar tu flujo de trabajo, ya sean solicitudes, registros, admisión de archivos o servicio al cliente. SurveyMonkey facilita la recopilación confiable de documentos de los encuestados.
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